31/05/2021 – Aviso Circular Conjunto Nº CGJ/CCI-11/2021 – Republicação Corretiva cronograma correições

31/05/2021 – Aviso Circular Conjunto Nº CGJ/CCI-11/2021 – Republicação Corretiva cronograma correições

O DESEMBARGADOR JOSÉ ALFREDO CERQUEIRA DA SILVA, CORREGEDOR GERAL DA JUSTIÇA, e o DESEMBARGADOR OSVALDO DE ALMEIDA BOMFIM, CORREGEDOR DAS COMARCAS DO INTERIOR, conjuntamente, no uso das atribuições que lhes são conferidas pelos arts. 88 e 90, do Regimento Interno do Tribunal de Justiça do Estado da Bahia,
CONSIDERANDO que o regime de tratamento de dados pessoais se aplica aos serviços extrajudiciais de notas e de registros prestados na forma do art. 236, da Constituição da República, conforme disciplina do art. 23, §4º da Lei nº 13.709/2018;
CONSIDERANDO que os responsáveis pelas delegações dos serviços extrajudiciais, no desempenho de suas funções, são agentes de tratamento de dados pessoais;
CONSIDERANDO a previsão constante do inciso VIII do Art. 1º da Resolução 363/2021, do CNJ, que determina aos serviços extrajudiciais adequação à LGPD, no âmbito de suas atribuições;
CONSIDERANDO os termos já constantes na Recomendação CNJ nº. 73/2020, que recomenda aos órgãos do Poder Judiciário brasileiro a adoção de medidas preparatórias e ações iniciais para adequação às disposições contidas na LGPD;
CONSIDERANDO a edição do Provimento Conjunto CGJ/CCI nº 03/2021 que dispõe sobre o tratamento e proteção de dados pessoais pelos responsáveis pelas delegações dos serviços extrajudiciais de notas e de registro do Estado da Bahia.
CONSIDERANDO que o processo de adequação à Lei nº 13.709/2018 e ao Provimento Conjunto CGJ/CCI nº 03/2021 depende de esforços contínuos e imediatos das serventias extrajudiciais para o amadurecimento do estágio de governança em proteção de dados, tanto das informações coletadas no âmbito do gerenciamento administrativo financeiro e na prestação dos serviços concernentes ao Registro Público, tendo em conta as diferentes realidades das delegações;
CONSIDERANDO que a elaboração de plano de ação que abarque as determinações normativas sobre proteção de dados é medida que permite maior cooperação entre as Corregedorias Geral da Justiça e das Comarcas do Interior do Tribunal de Justiça do Estado da Bahia e as serventias do Estado da Bahia, diminuindo assimetrias informacionais sobre necessidades regionais de governança do acervo público.
AVISAM
A todos os Oficiais Titulares, Interinos e Interventores das Serventias Extrajudiciais do Estado da Bahia sobre a necessidade de cumprimento do seguinte cronograma, para viabilização da correição virtual sobre a adequação das práticas de tratamento de dados e segurança da informação, no que será exigido nos prazos e forma a seguir.
(1) As unidades de serviço extrajudicial de notas ou de registro deverão demonstrar o processo de conformidade ao Provimento Conjunto CGJ/CCI nº 03/2021, para adequação do tratamento de dados pessoais destinado à prática dos atos inerentes ao exercício do ofício:
I – No prazo máximo de 30 (trinta) dias, cada unidade:
a) nomeará o encarregado de proteção de dados pessoais, na forma do art. 7º do Provimento Conjunto CGJ/CCI nº 03/2021;
b) armazenará o prontuário de finalidade de solicitações previsto no art. 15 do Provimento Conjunto CGJ/CCI nº 03/2021;
II – No prazo máximo de 90 (noventa) dias, cada unidade:
a) disponibilizará a política de privacidade descrita no art. 7º, II do Provimento Conjunto CGJ/CCI nº 03/2021, por meio de cartazes afixados nas unidades e avisos eletrônicos, caso a unidade mantenha sítio eletrônico;
b) desenvolverá plano de resposta a incidentes de segurança com dados pessoais prevendo a comunicação do incidente ao Juiz Corregedor Permanente e às Corregedorias, na forma do art. 12 do Provimento Conjunto CGJ/CCI nº 03/2021;
c) encaminhará primeiro relatório das ações tomadas e em curso para adequação do tratamento de dados pessoais pela unidade de serviço extrajudicial destinadas à conformidade ao Provimento Conjunto CGJ/CCI nº 03/2021, atentando-se para o descritivo das obrigações regulatórias da lei 13.709/2018;
III – No prazo máximo de 180 (cento e cinquenta) dias, cada unidade:
a) informará os registros de tratamentos de dados pessoais realizados na serventia, nos termos dos artigos 8º e 9º do Provimento Conjunto CGJ/CCI nº 03/2021;
b) informará os manuais e cursos específicos realizados para a permanente qualificação dos prepostos, conforme Art. 7º, IIII do Provimento Conjunto CGJ/CCI nº 03/2021;
c) encaminhará relatório do nível de segurança dos sistemas de controle de fluxo de dados pessoais adotados pela serventia, na forma dos artigos 10 e 11 do Provimento Conjunto CGJ/CCI nº 03/2021;
d) encaminhará segundo relatório das ações tomadas para adequação do tratamento de dados pessoais pela unidade de serviço extrajudicial, contendo, no mínimo, informações sobre:
I- nomeação do encarregado de proteção de dados;
II- política de privacidade e proteção de dados;
III- plano de respostas a incidentes de segurança com dados pessoais;
IV- segurança dos sistemas de controle de fluxos de dados pessoais;
V- canal de atendimento aos titulares de dados pessoais com prontuário de finalidade de solicitações do art. 15 do Provimento CGJ/CCI nº 03/2021;
VI- registro de tratamentos de dados pessoais;
VII- cursos e manuais de boas práticas elaborados pela unidade;
(2) Os itens acima deverão ser encaminhados à Secretaria do Núcleo Extrajudicial, por meio de correspondência eletrônica a [email protected] para viabilizar a correição virtual do tratamento de dados pessoais das unidades de serviços extrajudiciais de notas e registros, sob pena de apuração de responsabilidade e aplicação de sanções caso apresentem-se incompletos ou ultrapassem os prazos delimitados.
Os e-mails deverão ser encaminhados com o título LGPD – Nome do delegatário, interino ou interventor – Descrição da serventia – Fase de entrega (I, II ou III).
Secretaria das Corregedorias, 28 de maio de 2021.

DESEMBARGADOR JOSÉ ALFREDO CERQUEIRA DA SILVA
CORREGEDOR-GERAL DA JUSTIÇA
DESEMBARGADOR OSVALDO DE ALMEIDA BOMFIM
CORREGEDOR DAS COMARCAS DO INTERIOR

PODER JUDICIÁRIODO ESTADO DA BAHIA
CORREGEDORIA GERAL DA JUSTIÇA
NÚCLEO EXTRAJUDICIAL